Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

Versión 1.1 — vigente desde el 14 de octubre de 2026 · Un producto de Red Digital Inc. (RDI), Panamá, República de Panamá

1. Objeto, alcance y marco legal

Esta Política describe cómo Red Digital Inc., sociedad constituida en la República de Panamá («RDI», el «Operador»), como operador de la plataforma Tramites Panama, trata los datos personales en el marco del Servicio. Se rige por la Ley 81 de 29 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales de la República de Panamá, su reglamento —el Decreto Ejecutivo N.º 285 de 28 de mayo de 2021— y demás normas concordantes, bajo la supervisión de la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI).

2. Roles frente a los datos personales

Datos de la cuenta del Usuario (nombre, correo, contraseña cifrada, fecha del último acceso, PIN de verificación en dos pasos): el Operador actúa como responsable del tratamiento.

Datos de los clientes del Usuario (balances, nóminas, documentos de identidad, estados financieros, beneficiarios finales y demás documentos del expediente digital): el Usuario (el estudio contable o la firma de abogados) es el responsable del tratamiento, y el Operador actúa únicamente como encargado del tratamiento, procesando esos datos solo por instrucción del Usuario y para prestar el Servicio, sin usarlos para ningún propósito propio.

3. Datos que se recopilan

• Datos de cuenta y del estudio: nombre, correo electrónico, contraseña (cifrada), rol, secreto de verificación en dos pasos, fecha del último acceso.
• Datos de los clientes del estudio: razón social, RUC/DV, cierre fiscal, régimen laboral y datos contables o fiscales cargados desde el ERP.
• Documentos del expediente digital: pacto social, ficha de RUC, cédulas o pasaportes de representantes, certificados del Registro Público, estados financieros, planillas, beneficiarios finales y demás documentos de las carpetas del expediente.
• Datos de contacto de clientes finales: correo registrado por el Usuario para alertas y solicitudes de actualización de expediente.
• Datos técnicos y de uso: dirección IP, navegador y páginas visitadas, que quedan en los registros técnicos del servidor, con fines de seguridad y soporte.
• Cookies: técnicas o de sesión, estrictamente necesarias; el Servicio no usa cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

4. Finalidades del tratamiento

• Proveer, mantener y mejorar el Servicio.
• Autenticar al Usuario y proteger el acceso a su cuenta.
• Enviar recordatorios de vencimientos y solicitudes de actualización de expediente, al estudio y, cuando se configure así, a sus clientes.
• Brindar soporte técnico y atender consultas.
• Cumplir obligaciones legales aplicables al Operador.

El Operador no vende ni renta datos personales, ni los usa con fines publicitarios.

5. Principios que orientan el tratamiento

Lealtad, finalidad, proporcionalidad, veracidad, seguridad, transparencia, confidencialidad, licitud y portabilidad, conforme a la Ley 81 de 2019.

6. Conservación y eliminación

Los datos se conservan mientras la cuenta permanezca activa, o el plazo adicional que exijan las normas fiscales o laborales aplicables al Usuario (por ejemplo, hasta 5 años para el respaldo que puede requerir la DGI). Al cancelar la cuenta, el Usuario puede solicitar la exportación de su información; transcurrido el plazo de gracia informado, los datos se eliminan de forma segura salvo obligación legal de conservarlos.

7. Medidas de seguridad

• Separación de la información por estudio (arquitectura multi-tenant).
• Contraseñas almacenadas con funciones de cifrado unidireccional (hash), nunca en texto plano.
• Verificación en dos pasos (PIN TOTP), opcional para cada usuario, sin recurrir a datos biométricos.
• Cuentas individuales: cada usuario entra con su propio correo y contraseña, y la sesión vence a las 12 horas.
• Enlaces de carga para clientes finales, temporales y de un solo uso.
• Conexión cifrada (HTTPS/TLS).

El cifrado en reposo de los documentos, los permisos por rol dentro de cada estudio y la bitácora de auditoría están en desarrollo dentro de la hoja de ruta del Servicio. El detalle de las medidas vigentes está en la página de seguridad.

8. Encargados subcontratados y transferencias

El Operador puede apoyarse en proveedores de infraestructura (alojamiento, correo electrónico) que procesan datos únicamente por su cuenta y bajo obligaciones de confidencialidad equivalentes. Las transferencias fuera de Panamá se realizan conforme a la Ley 81 de 2019, procurando un nivel de protección adecuado.

9. Derechos de los titulares (derechos ARCO)

• Acceso: respuesta dentro de los 10 días hábiles siguientes.
• Rectificación: respuesta dentro de los 5 días hábiles siguientes.
• Cancelación: eliminación cuando los datos ya no sean necesarios.
• Oposición: por motivos legítimos, a una finalidad específica.

Cuando la solicitud se refiera a datos de un cliente cargados por un estudio, el titular debe dirigirse primero a ese estudio, responsable del tratamiento de esos datos. Las solicitudes sobre los datos de la propia cuenta del Usuario pueden dirigirse a hola@tramitespanama.com.

10. Aviso para clientes finales que reciben un enlace de carga

Quien solicita el documento es el estudio, no el Operador; cualquier consulta debe dirigirse a él. El enlace es de un solo uso y vence automáticamente (por defecto, a los 45 días). El documento se almacena con el mismo nivel de seguridad descrito en la Sección 7, y el Operador actúa solo como encargado del tratamiento sobre ese documento.

11. Menores de edad

El Servicio está dirigido a profesionales y estudios, no a menores de edad. El Operador no recopila intencionalmente datos de menores, salvo los que incidentalmente formen parte de un documento del expediente cargado por el Usuario.

12. Uso de cookies

La página pública de tramitespanama.com puede usar cookies técnicas o de sesión necesarias para su funcionamiento. No se usan cookies de publicidad ni se comparte navegación con redes publicitarias.

13. Notificación de incidentes de seguridad

Ante una vulneración de seguridad que afecte datos personales, el Operador notificará al Usuario sin dilación indebida, describiendo el incidente y las medidas adoptadas.

14. Cambios a esta Política

El Operador podrá actualizar esta Política; los cambios sustanciales se comunicarán con antelación razonable.

15. Contacto

Para consultas o para ejercer sus derechos ARCO, escriba a hola@tramitespanama.com.

Historial: versión 1.0 del 9 de septiembre de 2026. La versión 1.1 identifica al Operador por su razón social (Red Digital Inc.) unifica el nombre del Servicio como «Tramites Panama» y precisa la descripción de las medidas de seguridad vigentes; no cambia derechos ni obligaciones.